3 Mga Tip para Maging Mas Propesyonal sa Mga Email sa Trabaho

Sa modernong panahon, maaaring mangailangan ka ng iyong trabaho na magpadala ng mga email sa mga katrabaho, boss, kliyente, at higit pa.

Ang iyong mga email ay hindi simpleng mensahe; kinakatawan nito kung sino ka bilang isang propesyonal na empleyado. Samakatuwid, nais mong tiyakin na ang bawat isa sa iyong mga email na ipinadala ay mahusay na nakasulat at madaling basahin.

Kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng isang partikular na programa - tulad ng Microsoft Outlook, halimbawa - maaaring gusto mong matutunan kung paano mag-apply pag-format ng mensahe . Anuman ang platform na ginagamit mo para sa pagmemensahe, mayroong iba't ibang mahahalagang tip na dapat mong alalahanin bago mo i-click ang ipadala sa iyong email.

Ang paggana sa propesyonal na larangan ay maaaring maging mahirap para sa sinuman, ngunit marahil lalo na para sa mga namamahala sa mga sintomas ng sakit sa isip o iba pang alalahanin sa kalusugan ng isip.

Sa kabutihang palad, maraming mga tool na magagamit online upang matulungan kang pamahalaan ang mga stressor na ito, bumuo ng mahusay na mga mekanismo sa pagharap, at ibahagi ang iyong mga nararamdaman. Pindutin dito para sa higit pang impormasyon at mga artikulo na maaaring magbigay ng karagdagang insight at access sa paggamot, kung kinakailangan.

I-proofread ang Iyong Mga Email sa Trabaho

Ang pinakamahalaga at mahalagang tool na mayroon ka sa iyong pagtatapon ay pag-proofread. Bago mo isipin ang tungkol sa pagpapadala ng iyong email, isaalang-alang ang isang mahalagang tanong: ang iyong email ba ay may kahulugan sa gramatika at lohikal?

Suriin kung may anumang mga pagkakamali sa gramatika sa pamamagitan ng paggamit ng prebuilt na spellchecker ng email, kung available. Kung nagdududa ka sa iyong spellchecker, huwag matakot na gumamit ng mga mapagkukunan sa labas (tulad ng isang online na diksyunaryo).

Ang iba pang mga error sa gramatika na dapat bantayan ay maaaring kabilang ang:

• Maling paggamit ng malalaking titik
• Maling paggamit ng bantas (mga kuwit, semicolon, atbp.)
• Hindi naaangkop na istilo ng pagsulat at tono para sa isang propesyonal na setting
• Maling paggamit ng mga pangngalang pantangi - ito ay lalong mahalaga kapag tumutugon sa ibang tao; ilang bagay ang mas nakakahiya kaysa sa maling spelling ng pangalan ng isang tao (o isang bagay) na mahalaga!

Kapag handa na ang iyong email, basahin ito nang malakas upang makita kung ito ay makatuwiran. Minsan, malalaman mo kung ang isang pangungusap ay 'naka-off' sa pamamagitan lamang ng tunog nito.

Mula doon, maaari kang gumawa ng anumang mga pagwawasto upang matiyak na ang pangkalahatang daloy ng email ay pare-pareho.

Panghuli, at kung may oras ka, i-save ang email bilang draft, at lumayo dito. Maaari mo ring hilingin sa sinumang agarang kaibigan o pamilya na basahin ang iyong email upang makita kung may nakita silang anumang mga error.

Ang isang mabuting tuntunin ng hinlalaki ay pindutin lamang ang 'ipadala' kapag kumpiyansa ka na na-proofread mo at muling isinasaalang-alang ang lahat sa iyong mensahe sa abot ng iyong makakaya.

Maging Concise sa Mga Email sa Trabaho

Lahat ng tao sa iyong kumpanya ay may kani-kanilang mga responsibilidad na dapat sundin, kaya kapaki-pakinabang na igalang ang kanilang oras sa pamamagitan ng paggawa ng maiikling email. Sa pamamagitan ng paggawa ng mga ito na maikli, matamis, at to the point, maaari kang makakuha ng malinaw na sagot pabalik kaagad at magpatuloy sa iyong araw.

Una, siguraduhin na ang iyong mga mensahe ay may kasamang maikli, madaling maunawaan na mga talata. Sa katunayan, ang bawat talata ay hindi kailangang higit sa dalawang pangungusap.

Ipagpalagay na ang iyong email ay nangangailangan sa iyo na magsulat ng maramihang mga full-length na talata. Sa ganoong sitwasyon, maaari mong isaalang-alang ang pag-iskedyul ng isang personal na pagpupulong sa sinumang pinadalhan mo ng email upang mabawasan ang pagkalito at miscommunication.

Tiyakin na ang bawat isa sa iyong mga talata ay naglalaman lamang ng may-katuturang impormasyon. Kahit na nakakaakit na magsama ng maliliit na detalye na maaaring makatulong sa iyong tatanggap na maunawaan ang iyong mensahe, ngunit putulin ang mga addendum na iyon, maaari kang lumikha ng isang email na maikli at direkta.

Ang mga uri ng mensaheng ito ay kadalasang mas madaling maunawaan ng isang mambabasa, at ang iyong tatanggap na partido ay malamang na magtatanong ng mga paglilinaw bilang tugon kung kinakailangan.

Ang isa pang kapaki-pakinabang na paraan ng paggamit ng maigsi na wika ay ang pagiging maingat sa 'maging' pandiwa. Halimbawa, ang isang bagay tulad ng 'Gusto kong makapagpadala ng ulat' ay maaaring paikliin sa 'Nagpapadala ako ng ulat.'

Sa sitwasyong ito, aalisin mo ang isang 'to be' na pandiwa at papalitan ito ng aktibong pandiwa na nag-aalis ng pagiging salita.

Sumulat sa isang Magalang na Tono

Higit sa lahat, ihatid ang iyong mensahe nang may paggalang.

Ang pagsalakay sa isang email ay maaaring maging masama dahil ang tatanggap ay hindi direktang nakikipag-usap sa iyo. Maiiwasan mo ang hindi sinasadyang tono na ito, kahit na naghahatid ng masamang balita, sa pamamagitan ng pagbabalanse ng negatibiti sa positibo.

Halimbawa, kung gusto mong punahin ang pagganap ng isang empleyado, maaari mong simulan ang pangungusap sa pamamagitan ng pagsasabi ng isang bagay na positibo at tapusin ito sa iyong pagpuna.

Bukod pa rito, iwasang gumamit ng 'ngunit' . Tinatanggihan nito ang unang kalahati ng pangungusap, kaya kahit na magsimula ka sa isang bagay na positibo, ang paggamit ng 'ngunit' ay maaaring mag-isip sa isang tao na ikaw ay hindi tapat. Kaya, palitan ang 'ngunit' ng 'at' upang ang parehong mga pahayag ay manatiling totoo.

Maaari mo ring isipin ang tungkol sa pagsasama ng isang maikling lagda sa dulo ng iyong mensahe. Ang mga lagda na ito ay maaaring makatulong sa paghahatid ng mahalagang contact at personal na impormasyon sa iyong tatanggap.

Kung gusto mo, pumunta sa iyong mga setting ng email at mag-set up ng signature na kinabibilangan ng iyong pangalan, numero ng telepono sa pakikipag-ugnayan, at iba pang mga site kung saan ka kaakibat.

ayusin nagha-hang o pag-crash apps

Kung may logo ang iyong kumpanya, maaari mong isaalang-alang ang pagsasama ng visual bilang bahagi ng iyong lagda. Ang resulta ay isang email na tunog at mukhang propesyonal, na nagpapanatili ng isang magalang na tono.

Konklusyon

Ang isang pangunahing takeaway na dapat tandaan ay ang gumawa ng maikli, maikli, at walang error na mga mensahe sa abot ng iyong makakaya, kahit na sa mas kaswal na mga email. Sa paggawa nito, ipapakita mo sa iyong boss na iginagalang mo sila, at sinasabi mo sa iyong sarili na ikaw talaga ang propesyonal na gusto mong makita ka ng iba.